In zes stappen van lukraak roosteren naar efficiënt plannen
Stap 1 | maak een prognose

Als ondernemer wil je natuurlijk geen onnodige kosten maken. Met het maken van een prognose dwing je jezelf na te denken over de verwachte drukte en omzet. Door op basis van deze prognose een personeelsplanning te maken, voorkom je dat je te veel of juist te weinig uren inplant.

Voor het maken van een prognose, ga je naar Management > Weekprognose om de verwachte omzet per dag in te vullen. Segmenteer die voorspelling zoals bijvoorbeeld in de horeca op lunch, diner of borrel of op een andere wijze welke past bij jouw bedrijf.

Staat de omzet van vorig jaar in Nostradamus? Dan kun je die gebruiken als suggestie voor dit jaar, aangevuld met een eventueel groeipercentage.

Wil je nog een stapje verder gaan? Dan kun je bij het maken van de planning een urennorm instellen. Nostradamus geeft vervolgens automatisch aan hoeveel uur je kunt inplannen op basis van de verwachte omzet.

Stap 2 | stel een planning op

Als je weet wat je nodig hebt, stem je de inzet van de medewerkers hierop af. Een goede prognose is de basis voor een optimaal rooster en houdt rekening met de juiste mate van flexibiliteit. In Nostradamus kun je werken met verschillende roostertemplates, waardoor jouw rooster aansluit bij de verwachte drukte. De juiste inzet is niet alleen gebaseerd op de drukte, maar ook de plus/min uren moeten in balans zijn. Nostradamus laat dit, samen met het tarief en de contracturen, zien bij het plannen van een dienst.

Met de 4 verschillende weergaven in het rooster is er voor iedere situatie een passende werkwijze.

1. Weergave op dienst per week (derde weergave). Dit is de weergave waarin je begint bij het maken van het weekrooster. Je ziet de diensten afgestemd op jouw verwachte drukte. De vaste afspraken staan al ingevuld en de open diensten plan je met de ‘snelplanfunctie’ eenvoudig en snel.

2. Weergave op dienst per dag (eerste weergave). Hier kun je aan de hand van je prognose op dagniveau je rooster optimaliseren. Met de budgetten en statistieken aan de rechterkant kan iedereen de perfecte planning maken. Je productiviteit en loonkosten zijn daarmee gelijk inzichtelijk. Je ziet hier ook direct je belangrijkste roosterinformatie met betrekking tot vrije dagen, ziekte, ruilverzoeken en overige wijzigingen.

3. Weergave met tijdsbalken per dag (tweede weergave). Deze weergave gebruik je om te anticiperen op wat er gaat komen. Verandert het weer of zijn er andere factoren die de drukte beïnvloeden? Door te slepen kun je snel en eenvoudig tijden aanpassen. Het resultaat zie je direct in de statistieken aan de rechterkant.

4. Weergave op personeel per week (vierde weergave). Deze weergave gebruik je alleen ter controle. Je ziet op medewerkerniveau op welke dagen iemand ingepland staat. Ook heb je zicht op het totaal van de ingeplande uren ten opzichte van de eventuele contracturen. Zijn medewerkers met verlof of ziek, dan is dit ook gelijk inzichtelijk in deze weergave.

Stap 3 | anticipeer op veranderingen

De planning stel je idealiter meerdere weken van tevoren op. Maar dat betekent niet dat je er daarna niet meer naar om hoeft te kijken. Om je planning echt goed af te stemmen, pak je die vooraf nog even bij.

Je brengt wijzigingen aan op basis van factoren die je eerder nog niet wist. Wordt er een stralende dag voorspeld, dan heb je wellicht extra mensen nodig voor het terras. Of wordt er om een andere reden drukte verwacht? Dan kan dat invloed hebben op de inzet van je personeel. Om je gemaakte prognose en rooster te finetunen kun je de tweede weergave goed gebruiken. Die biedt je de mogelijkheid, door te slepen, de diensten te verschuiven in het rooster en zo heel precies te plannen.

En zelfs op de dag zelf kun je nog bijsturen. Met de Management app heb je live inzage in de prestaties, zodat je de juiste beslissingen kunt maken voor het inzetten van de uren en het behalen van het gewenste resultaat.

Pieq Tip: Betrekt je team! Sturen op suggestie verkopen kunnen je goed helpen aan een positief resultaat.

Stap 4 | weet wat je hebt gerealiseerd

Als je vooraf zo bewust met je planning bezig bent geweest, wil je natuurlijk wel weten wat dat heeft opgeleverd. Nostradamus biedt daarvoor diverse rapportagemogelijkheden. Je hebt realtime inzicht in de prestaties, die je kunt weergeven in het dashboard, grafieken of tabellen. Zo weet je precies hoe je ervoor staat én kun je dagelijks (bij)sturen.

Stap 5 | beoordeel je prestaties

Met het inzicht dat je hebt verkregen vanuit de rapportagetools, is het belangrijk om na te gaan wat dat dan betekent. Lig je nog op koers? Hoe goed was je prognose? Week die erg af van de realisatie, of juist niet? Door de prestaties te beoordelen weet je waar de verbeterpunten zitten en zal je daarop gaan sturen.

Pieq Tip: Betrek je team! Voor het creëren van bewustwording en draagvlak.

Stap 6 | gebruik opgedane inzichten voor het juiste advies

Als je weet waar de verbeterpunten zitten kun je die gebruiken om je prognose uit stap 1 nog nauwkeuriger te kunnen doen. De historische analyse, op basis van voorgaande dagen, maanden of jaren helpt je daar verder bij. Combineer dat met wat je al weet over de toekomst en je ervaring als ondernemer. Al die informatie helpt je om jouw prognose steeds beter te maken en daar je planning op aan te passen.

Hoe beter je prognose, hoe meer rendement je uit je planning kunt halen. Door je ureninzet af te stemmen op wat je werkelijk nodig hebt, levert het je veel geld op!

Wil je meer weten over het belang van een goede prognose en sturen op cijfers? Of wil je onze vorige nieuwsbrieven nog even teruglezen?

Kijk op pieq.nl/academie